Контрагентов в базе может быть много, но как среди них быстро найти нужных?
Можно разделить всю массу контрагентов на несколько групп. Для этого каждому Контрагенту должен быть присвоен признак ( атрибут), по которому в дальнейшем можно будет быстро получить список всех контрагентов, объединенных этим общим признаком.
Признаки - ( атрибуты, свойства, характеристики ) могут быть различными и зависеть от специфики конкретного бизнеса, но есть ряд типовых признаков, которые используются достаточно часто, это: регион, отрасль, тип, важность и т.д. Для каждой группы признаков в системе должен быть создан специальный Справочник. Доступ к справочникам находится в разделе Настройки/Справочники.

Справочники разделены на три группы: Контрагенты, Задачи, Товарные группы. Т.к. система предназначена для управления взаимоотношениями с клиентами (Контрагентами), то именно для Контрагентов предусмотрена возможность создания неограниченного количества справочников с необходимым набором признаков (атрибутов).

По умолчанию для Контрагентов в системе предусмотрены следующие справочники:

• Тип контрагента;
• Направление;
• Регион;
• Отрасль;
• Стадия взаимоотношений;
• Важность (ABC-классификация);
• Источник (откуда пришел клиент).

По умолчанию активным является только один справочник - Направление.
Если справочник не активирован ( - серый индикатор), то он виден только в разделе Настройки.
Если справочник активирован ( - Зеленый индикатор), то он отображается в карточках создания и редактирования Контрагента, а также виден, как фильтр при отображении списков Контрагентов.

Пользователь, имеющий роль Администратор, может по своему усмотрению создавать и редактировать справочники, а так же настраивать очередность их вывода на экран.

!!! Рекомендация: - Не собирайте лишнюю информацию: это значительно увеличивает затраты времени продающих менеджеров на поиск и занесение малозначимых данных, вызывает лишнее раздражение и снижает эффективность продаж. Концентрируйте сбор информации вокруг значимых показателей и характеристик.

Создание нового справочника

Прежде чем создавать новый справочник, убедитесь что аналогичный справочник не был создан ранее.

• Для создания нового справочника нажмите ссылку "Добавить справочник".
• Под списком существующих справочников появится форма для нового справочника.
• Задайте имя справочника.
• Определите, обязателен ли он для заполнения или нет. В первом случае, если при заведении Контрагента ни один признак из данного справочника не будет установлен система выдаст Ошибку-напоминание, что ни один признак не выбран. Во втором случае, система сохранит данные Контрагента с неустановленным признаком по данному справочнику. (!!! - Не устанавливайте галку "Обязателен для заполнения" если не все характеристики Контрагента могут быть определены с первого раза).
• Заведите набор значимых признаков (атрибутов), которые должны будут присваиваться Контрагенту.
• Отсортируйте их в порядке наиболее частого использования. Чем чаще встречается признак, тем его позиция должна быть выше. Нежелательно менять порядок вывода атрибутов, когда пользователи уже привыкли.

Если Вы еще не уверены в окончательной форме и содержании справочника, сохраните его не активируя. Если же справочник готов, установите галку активировать и укажите порядковое место для отображения его в списке справочников в карточке Контрагента и в списке фильтров для вывода списков Контрагентов.
- Серый индикатор - справочник не активирован и не показывается.
- Зеленый индикатор - справочник активирован и показывается.

Активировать/Деактивировать справочник можно простым нажатием на индикатор.

Редактирование существующего справочника

• Для начала редактирования справочника нажмите на его название в списке справочников.
• Под списком существующих справочников откроется форма для редактирования.
• Для редактирования атрибута внутри справочника нажмите на название атрибута.
• После редактирования и сортировки сохраните справочник - кнопка "Сохранить".

Удаление атрибутов

Удалить можно только те атрибуты, количество связей с которыми равно нулю. Если связи с атрибутом установлены, а он уже не актуален, необходимо заменить связи с данным атрибутом на связи с актуальными атрибутами.

Удаление справочников

В системе есть возможность удалить справочник даже если с его атрибутами установлены связи. При удалении все связи будут потеряны.